mercredi 02 septembre 2020 | Pays : Cameroun | Localité : YAOUNDE | Annonceur : Première Urgence Internationale (PUI) - Centre Cameroun Ressources humaines

Cette offre a déjà expiré !

PUI est présente au Cameroun depuis 2008 et vient en aide aux réfugiés centrafricains, nigérians et aux populations vulnérables camerounaises, par le biais de projets dans les secteurs de l’accès à l’eau, à l’hygiène et l’assainissement, la sécurité alimentaire, la construction de logements, la gestion de site de réfugiés, dans les Régions de l’Est, de l’Adamaoua, du Nord et de L’Extrême Nord.

Objectif global :

Sous la responsabilité directe du Responsable des ressources humaines de la Mission, l’Assistant(e) ressources humaines Coordination est en charge d’appuyer la gestion administrative et la gestion des ressources humaines de la mission.

Responsabilités et champs d’actions:

1. Appui à la gestion administrative du personnel expatrie
2. Recrutement de la coordination
3. Suivi des présences et conges de la base
4. Accueil des nouveaux arrivants et suivi des dossiers du personnel
5. Contrat et préparation de la paie
6. Suivi disciplinaire de la base
7. Communication lie aux ressources humaines
8. Archivage

Objectifs spécifiques et activités associées

APPUI A LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL EXPATRIE

• Il/Elle, sous la supervision de son responsable hiérarchique, prépare les dossiers de renouvellement des titres de séjour (Visa/ carte de séjour et tout autre document) du personnel expatrié.
• Il/Elle est l’interlocuteur principal de l’administration sur les questions de titre de séjour et alerte le Responsable ressources humaines des changements qui pourraient survenir (modification de la loi en matière etc…).
• Il/Elle veille à la Constitution du dossier administratif du personnel expatrié
• Il/Elle, en lien avec son responsable hiérarchique et après réception de la demande de congés validée, envoie la fiche au siège.
• Il/elle, en lien avec son responsable hiérarchique, envoie les états des congés, absence aux Finances pour préparation des Per diem.
• Il/Elle prépare les fiches de présence mensuelles et soumets à validation avant envoi au siège.
• Il/elle sera en charge de l’archivage numérique et physique des dossiers expatriés

RECRUTEMENT DE LA COORDINATION

• Il/Elle élabore, sur la base de profils de poste, les offres d’emploi de la coordination en collaboration avec les responsables d’équipes concernés et soumet l’ensemble à son responsable hiérarchique.
• Il/elle prépare le rétro-planning du recrutement en lien avec son responsable hiérarchique et les responsables d’équipes concernés.
• Il/Elle diffuse les offres après validation sur les différents canaux de comminucation habituels de PUI.
• Il/Elle participe au dépouillement des dossiers de candidature et entretiens de sélection.
• Il/Elle participe à la rédaction des grilles d’entretien, des tests de sélection et à la rédaction des procès-verbaux  de sélection.
• Il/Elle contacte, sur demande de son responsable hiérarchique, les candidats sélectionnés aux différentes étapes du processus de recrutement.

SUIVI  DES PRESENCES ET CONGES DES EQUIPES NATIONALES SUR LA BASE DE YAOUNDE

• Il/Elle s’assure que la fiche de présence est tenue à jour chaque semaine dans le bureau ressources humaines.
• Il/Elle collecte, vérifie et classe les fiches de présence auprès des différentes équipes et toutes les semaines : organise la collecte et relance les responsables d’équipe quand nécessaire.
• Il/Elle met à jour le  fichier du planning des congés et des jours de récupérations.
• Il/Elle à partir des fiches de présence collectées, effectue le pointage de chaque employé dans la base de données RH.
• Il/Elle diffuse mensuellement le fichier aux responsables d’équipe.
• Il/Elle s’assure que la planification des congés soit faite selon la politique et la procédure de congés.
• Il/Elle donne aux responsables d’équipe les formulaires adaptés au suivi de leur personnel (fiches de congés, de jours de récupérations, de présence, les collecte et les archive selon la procédure d’archivage.
• Il/Elle effectue des contrôles inopinés du cahier de présence tenu par les gardiens à l’entrée de la base : contrôle de l’heure d’arrivée et de départ, du respect des horaires de travail, et de la cohérence des heures d’arrivée inscrites sur le cahier avec l’heure effective d’arrivée.

ACCUEIL DES NOUVEAUX ARRIVANTS ET SUIVI DES DOSSIERS DU PERSONNEL NATIONAL DE LA BASE

• Il/Elle élabore, met à jour, remplit ou imprime les documents liés à la prise de poste et les soumet au à son responsable hiérarchique.
• Il/Elle diffuse la lettre ou l’email de constitution du dossier administratif avant la date prévue de début du contrat.
• Il/Elle participe à l’accueil du nouveau personnel, organise son planning de briefing et assure le briefing administratif avec une présentation du kit d’accueil, des procédures administratives, des politiques ressources humaines, du contrat, du règlement intérieur, de la charte PUI et du code de conduite. 
• Il/Elle assure la constitution du dossier administratif individuel des nouveaux arrivants : immatriculation auprès de la CNPS, et collecte des documents demandés dans la fiche de constitution de dossier administratif.
• Il/Elle s'assure que le dossier de chaque employé est complet, conformément aux règles de la mission Première Urgence Internationale et au respect de la législation nationale du travail.

CONTRAT ET PREPARATION DE LA PAIE DE YAOUNDE

• Il/Elle prépare les contrats des nouveaux employés, les renouvellements et avenants de contrats, les soumet à son responsable hiérarchique avant transmission au Chef de Mission pour signature.
• Il/Elle contrôle les dates de fin de contrat et anticipe les renouvellements, en envoyant des demandes de confirmation aux supérieurs hiérarchiques.
• Il/Elle fait le suivi et anticipe sur les fins de contrats en préparant les différents documents légaux y afférents, les soumet à son responsable hiérarchique avant transmission pour validation et signature.
• Il/Elle complète la Base de données RH avec toutes les informations liées aux nouveaux employés, aux absences, congés, heures supplémentaires, changement de situation…. afin de préparer la paie, les transmet à son responsable hiérarchique pour contrôle avant validation.
• Il/Elle une fois la BDD RH validée par la Coordination, imprime les bulletins de paie, s’assure de leur signature par le/la cheffe de mission et les employés.
• Il/Elle prépare les contrats temporaires des journaliers (gardiens, chauffeurs…) et transmet pour paiement après signature par la hiérarchie.

SUIVI DE MESURES DISCIPLINAIRES DE LA BASE

• Il/Elle sur demande de son responsable hiérarchique rédige les courriers disciplinaires (demandes d’explication, compte rendu des entretiens complémentaires, sanction etc…).
• Il/Elle participe sur demande de son responsable hiérarchique à la procédure disciplinaire (entretien disciplinaire, comité de sanction etc…) et est force de proposition.
• Il/Elle met à jour le fichier de suivi disciplinaire et le transmet à son responsable hiérarchique pour validation et transmission à la hiérarchie.

COMMUNICATION LIEE AUX RESSOURCES HUMAINES 

En interne

• Il/Elle participe le cas échéant aux réunions d'information générale sur la gestion du personnel si nécessaire.
• Il/Elle s’assure que toute information administrative relative au personnel est correctement relayée aux intéressés (contrat, congé, règlement intérieur, paiement salaire, etc.).
• Il/Elle informe les délégués du personnel de la planification de la réunion mensuelle avec l’Administration, participe le cas échéant à cette réunion et rédige les comptes rendus.

En externe

• Il/Elle est  avec son responsable hiérarchique, l’un(e) des principaux (pales) interlocuteurs (trices) de PUI avec la CNPS et l’inspection du travail : immatriculation, accident de travail, congés maternité, allocations familiales…
• Il/Elle, avec son responsable hiérarchique, est l’un(e) des principaux (pales) interlocuteurs (trices) de PUI avec l’assurance. Il/Elle s’assure du paiement des primes à payer par PUI et des remboursements à effectuer par l’organisme assureur.
• Il/Elle alerte son responsable hiérarchique en cas de dysfonctionnement constatés dans la gestion du contrat d’assurance et propose des solutions pour l’amélioration du service.

ARCHIVAGE

• Il/Elle réalise  le classement et l’archivage des documents  RH suivant les procédures de PUI.
• Il/Elle réceptionne les documents RH venus des bases et les archives suivant les procédures de PUI.
• Il/Elle veille à la sécurisation des archivages RH.
• Il/Elle réalise mensuellement les scans des documents RH de la coordination et collecte les archives numériques des bases.
• Il/Elle effectue l’archivage physique et numérique des correspondances et de tout autre document en fonction des besoins

Profil recherché:

• Etre titulaire au minimum d’un diplôme de niveau Bacc+2 en Gestion des Ressources Humaines, Droit, Economie, Management. Bac +3 apprécié.

Expérience Professionnelle 

• Justifier d’une expérience d’au moins deux (02) ans à un poste similaire dans une ONG ou institution internationale.

Connaissances et compétences requises

• Ressources Humaines
• Droit du Travail camerounais
• Maitrise des technique de classement, de numérisation et d’archivage
• Français
• Pack Office

Connaissances et compétences appréciées

• Anglais      
• Rédaction des rapports

Caractéristiques personnelles requises :

• Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité
• Sens des responsabilités
• Sens de la diplomatie
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité d’écoute
• Capacité de communication orale et écrite
• Disponibilité
• Ponctualité
• Organisé
• Rigueur et précision
• Discrétion
• Fermeté
• Force de propositions
• Autonomie

Conditions

• Poste basé à Yaoundé (Région du centre) ;
• Contrat à Durée Déterminée ;
• Salaire défini selon la grille salariale PUI ;
• Entrée en poste à partir du 1^er  Octobre 2020.